La tabla de valoración documental de una empresa es una herramienta esencial para organizar y clasificar los documentos que se generan en una organización. Esta tabla establece criterios para la valoración de los documentos, es decir, determina cuánto tiempo deben ser conservados y cuándo pueden ser eliminados.
¿Qué es la valoración documental?
La valoración documental es el proceso mediante el cual se determina la importancia y utilidad de un documento para la organización. Esta valoración se realiza en función de diversos criterios, como la legislación vigente, la relevancia para la toma de decisiones, la conservación del patrimonio documental, entre otros.
Problemas relacionados con la valoración documental
Uno de los problemas más comunes que pueden surgir en relación a la valoración documental es la falta de criterios claros para determinar la importancia y utilidad de los documentos. Esto puede llevar a una acumulación innecesaria de documentos y a la ocupación de espacio físico y digital.
Otro problema es la falta de conocimiento sobre la legislación vigente en materia de conservación de documentos. Si una empresa no cumple con los plazos establecidos por la ley, puede enfrentar sanciones y problemas legales.
Soluciones
Para evitar estos problemas, es importante contar con una tabla de valoración documental clara y actualizada. Esta tabla debe establecer los criterios para la valoración de los documentos y los plazos de conservación correspondientes.
Además, es fundamental capacitar al personal encargado de la gestión documental para que conozca la legislación vigente y los procedimientos adecuados para la valoración y conservación de los documentos.
Asimismo, se pueden implementar soluciones tecnológicas, como sistemas de gestión documental, que faciliten la organización y clasificación de los documentos, así como su búsqueda y recuperación.
Ejemplos de tabla de valoración documental
A continuación, se presentan tres ejemplos de tablas de valoración documental:
Ejemplo 1:
– Documentos contables: conservación durante 10 años.
– Contratos laborales: conservación durante la vigencia del contrato y 5 años después.
– Facturas de proveedores: conservación durante 5 años.
Ejemplo 2:
– Informes de ventas: conservación durante 2 años.
– Correspondencia interna: conservación durante 1 año.
– Manuales de procedimientos: conservación permanente.
Ejemplo 3:
– Documentos fiscales: conservación durante 6 años.
– Informes de auditoría: conservación durante 10 años.
– Expedientes de empleados: conservación durante la vigencia del contrato y 10 años después.
Estos son solo ejemplos, cada empresa debe adaptar su tabla de valoración documental a sus necesidades y a la legislación vigente en su país.
No Comment! Be the first one.