El procedimiento de control de documentos es un aspecto fundamental dentro del sistema de gestión de calidad ISO 9001. Este procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas para la creación, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos utilizados en la organización. En este artículo, exploraremos un ejemplo de cómo implementar este procedimiento y los problemas comunes que pueden surgir.
Problemas comunes
Uno de los problemas más comunes en el control de documentos es la falta de un sistema claro para identificar y gestionar las versiones de los documentos. Esto puede llevar a la confusión y a la utilización de versiones desactualizadas, lo que puede afectar negativamente a la calidad del trabajo realizado.
Otro problema común es la falta de una estructura de archivos adecuada. Si los documentos no están organizados de manera lógica y fácilmente accesible, puede resultar difícil encontrar la información necesaria cuando se necesita. Esto puede causar retrasos en los procesos y la toma de decisiones.
Además, puede haber problemas con la aprobación y revisión de los documentos. Si no se establecen claramente los roles y responsabilidades de las personas encargadas de aprobar y revisar los documentos, puede haber demoras en el proceso y la falta de consistencia en la calidad de los documentos.
Solución propuesta
Para abordar estos problemas, es importante establecer un sistema claro y estructurado para el control de documentos. A continuación se presenta un ejemplo de cómo implementar este procedimiento:
Paso 1: Creación del documento
El primer paso es crear el documento utilizando una plantilla estándar. Esto garantizará que todos los documentos tengan una estructura uniforme y sean fáciles de entender.
Paso 2: Revisión del documento
El documento debe ser revisado por un responsable designado. Esta persona debe asegurarse de que el contenido del documento sea correcto y cumpla con los requisitos establecidos.
Paso 3: Aprobación del documento
Una vez que el documento ha sido revisado, debe ser aprobado por una persona designada con autoridad para hacerlo. Esta persona debe asegurarse de que el documento sea adecuado para su uso y cumpla con los requisitos establecidos.
Paso 4: Distribución del documento
Una vez que el documento ha sido aprobado, debe ser distribuido a todas las partes interesadas relevantes. Esto se puede hacer mediante el uso de un sistema de gestión de documentos en línea o mediante la distribución física de copias impresas.
Paso 5: Control de cambios
Es importante establecer un sistema para controlar los cambios en el documento. Esto debe incluir una forma de identificar y gestionar las versiones actualizadas del documento, así como una forma de comunicar los cambios a todas las partes interesadas relevantes.
En resumen, el procedimiento de control de documentos es esencial para garantizar la calidad y la consistencia en el trabajo realizado dentro de una organización. Al establecer un sistema claro y estructurado, se pueden evitar muchos de los problemas comunes asociados con este proceso.
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