Procedimiento Control De Documentos Y Registros Iso 9001

El procedimiento de control de documentos y registros ISO 9001 es una parte fundamental del sistema de gestión de calidad de una organización. Este proceso se encarga de establecer y mantener un control efectivo sobre la creación, revisión, aprobación, distribución, acceso, almacenamiento y disposición de los documentos y registros necesarios para el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001.

El objetivo principal de este procedimiento es asegurar que los documentos y registros estén disponibles y sean accesibles para las personas que los necesiten, al mismo tiempo que se garantiza su integridad, confidencialidad y protección contra pérdida o daños.

Problemas comunes y soluciones

Problema 1: Falta de control sobre la creación y revisión de documentos

En algunas organizaciones, puede haber una falta de control sobre la creación y revisión de documentos, lo que puede llevar a la existencia de versiones desactualizadas o no autorizadas en circulación.

Solución: Es importante establecer un proceso claro y definido para la creación y revisión de documentos. Esto incluye la identificación de los responsables de realizar las revisiones, establecer criterios de aprobación y documentar los cambios realizados en cada versión.

Problema 2: Dificultad para mantener un registro efectivo

Mantener un registro efectivo de todos los documentos y registros puede resultar complicado en algunas organizaciones, especialmente cuando hay una gran cantidad de documentos y registros que deben ser controlados.

Solución: Utilizar herramientas de gestión de documentos electrónicos puede facilitar el mantenimiento de un registro efectivo. Estas herramientas permiten organizar y clasificar los documentos y registros de manera eficiente, facilitando su búsqueda y acceso.

Problema 3: Falta de capacitación y conciencia del personal

En ocasiones, el personal puede no estar adecuadamente capacitado o consciente de la importancia del control de documentos y registros, lo que puede llevar a prácticas inadecuadas o falta de cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Solución: Es fundamental proporcionar capacitación adecuada al personal sobre los procedimientos y requisitos del control de documentos y registros. Esto incluye la educación sobre la importancia de seguir los procedimientos establecidos y la correcta utilización de las herramientas de gestión de documentos.

Ejemplos de Procedimiento Control De Documentos Y Registros Iso 9001

1. Un ejemplo práctico del procedimiento de control de documentos y registros ISO 9001 podría ser el proceso de creación y revisión de un manual de calidad. En este caso, se establecerían los responsables de realizar las revisiones, se establecerían los criterios de aprobación y se documentarían los cambios realizados en cada versión del manual.

2. Otro ejemplo podría ser el control de los registros de las auditorías internas realizadas en la organización. En este caso, se establecería un proceso para la creación, revisión y almacenamiento de los registros de las auditorías, garantizando su disponibilidad y accesibilidad para futuras referencias.

3. También se podría considerar el control de los registros de capacitación del personal. En este caso, se establecería un proceso para documentar y mantener actualizados los registros de capacitación, asegurando que el personal reciba la formación necesaria y que se puedan realizar seguimientos de su desempeño.