La Norma ISO 9001:2015 es un estándar internacional para la gestión de la calidad en las organizaciones. Una de las secciones clave de esta norma es la codificación de documentos, que tiene como objetivo establecer un sistema de identificación único para cada documento. En este artículo, te daremos una guía paso a paso para implementar la codificación de documentos según la Norma ISO 9001:2015.
¿Por qué es importante la codificación de documentos?
La codificación de documentos es esencial para garantizar la trazabilidad y el control de los documentos dentro de una organización. Al asignar un código único a cada documento, se facilita su identificación, búsqueda y recuperación. Esto ayuda a evitar errores, confusiones y pérdida de documentos, lo que puede tener un impacto negativo en la calidad de los productos o servicios.
Problema: Documentos no identificados
Uno de los problemas más comunes en las organizaciones es la falta de identificación clara de los documentos. Esto puede dificultar su localización y recuperación, lo que a su vez puede llevar a la pérdida de información importante.
Para solucionar este problema, es necesario establecer un sistema de codificación de documentos. Esto implica asignar un código único a cada documento, que puede incluir información como el tipo de documento, el número de versión y la fecha de emisión. Además, es importante mantener un registro actualizado de todos los documentos y su ubicación física o digital.
Problema: Documentos desactualizados
Otro problema común es el uso de documentos desactualizados. Esto puede ocurrir cuando no se realiza una revisión periódica de los documentos o cuando no se notifica a las partes interesadas sobre las actualizaciones.
La solución a este problema es establecer un proceso de control de cambios para los documentos. Esto implica identificar y registrar todos los cambios realizados en los documentos, así como notificar a las partes interesadas sobre las actualizaciones. Además, es importante establecer un sistema de gestión de versiones y asegurarse de que solo se utilicen las versiones más recientes de los documentos.
Implementación de la codificación de documentos según la Norma ISO 9001:2015
A continuación, se muestra una guía paso a paso para implementar la codificación de documentos según la Norma ISO 9001:2015:
Paso 1: Identificar los documentos
El primer paso es identificar todos los documentos relevantes dentro de la organización. Esto puede incluir manuales, procedimientos, formularios, registros, entre otros. Es importante tener en cuenta que los documentos pueden estar en formato físico o digital.
Paso 2: Definir los criterios de codificación
Una vez identificados los documentos, es necesario definir los criterios de codificación. Esto implica determinar qué información se incluirá en el código, como el tipo de documento, la versión y la fecha de emisión. También es importante establecer un formato estándar para el código, como un prefijo seguido de un número único.
Paso 3: Asignar los códigos a los documentos
El siguiente paso es asignar los códigos a los documentos. Esto puede hacerse de forma manual o utilizando un sistema de gestión de documentos. Es importante asegurarse de que cada documento tenga un código único y que este se registre en un lugar centralizado.
Paso 4: Establecer un sistema de control de cambios
Una vez que los documentos están codificados, es importante establecer un sistema de control de cambios. Esto implica identificar y registrar todos los cambios realizados en los documentos, así como notificar a las partes interesadas sobre las actualizaciones. También es importante establecer un sistema de gestión de versiones para asegurarse de que solo se utilicen las versiones más recientes de los documentos.
Paso 5: Capacitar al personal
Por último, es importante capacitar al personal sobre el sistema de codificación de documentos y los procedimientos asociados. Esto ayudará a garantizar que todos los empleados entiendan cómo utilizar y mantener los documentos de acuerdo con la Norma ISO 9001:2015.
En resumen, la codificación de documentos es una parte integral de la Norma ISO 9001:2015 y es esencial para garantizar la trazabilidad y el control de los documentos dentro de una organización. Al seguir los pasos mencionados anteriormente, podrás implementar con éxito la codificación de documentos en tu organización y cumplir con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.
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