La gestión documental es una parte esencial de cualquier organización, ya sea grande o pequeña. Con el crecimiento de la cantidad de información que se genera y se comparte diariamente, es fundamental contar con un buen software de gestión documental para mantener todos los documentos organizados y accesibles.
En este artículo, te presentaremos los 10 mejores software de gestión documental disponibles en el mercado. Estos programas te ayudarán a simplificar la administración de tus documentos, mejorar la colaboración en equipo y aumentar la eficiencia en tu trabajo diario.
1. Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial que incluye características de gestión documental. Permite a los usuarios almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura.
Problema:
Uno de los problemas comunes con Microsoft SharePoint es su complejidad de configuración y personalización.
Solución:
Es importante contar con personal especializado en la configuración y personalización de SharePoint para aprovechar al máximo sus capacidades.
2. Google Drive
Google Drive es una solución de almacenamiento en la nube que también ofrece funciones de gestión documental. Permite a los usuarios almacenar, compartir y colaborar en documentos de forma sencilla.
Problema:
Un problema común con Google Drive es la limitación en el espacio de almacenamiento gratuito.
Solución:
Si necesitas más espacio de almacenamiento, puedes optar por sus planes de pago que ofrecen capacidades adicionales.
3. Dropbox
Dropbox es otra solución popular de almacenamiento en la nube con características de gestión documental. Permite a los usuarios almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura.
Problema:
Un problema con Dropbox es la falta de control de acceso a nivel de documento y la limitación en la capacidad de búsqueda.
Solución:
Para superar estas limitaciones, puedes considerar el uso de complementos o integraciones con otros software de gestión documental.
4. Evernote
Evernote es una aplicación de toma de notas que también ofrece funciones de gestión documental. Permite a los usuarios capturar, organizar y buscar documentos de manera eficiente.
Problema:
Un problema con Evernote es la falta de funciones avanzadas de colaboración y la limitación en la capacidad de almacenamiento.
Solución:
Si necesitas funciones más avanzadas de colaboración, puedes considerar otras opciones de software de gestión documental que se centren en la colaboración en equipo.
5. Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud es una solución de gestión documental que permite a los usuarios crear, editar y firmar documentos de manera segura.
Problema:
Un problema con Adobe Document Cloud es su alto costo para las pequeñas empresas.
Solución:
Si buscas una alternativa más económica, puedes considerar otras opciones de software de gestión documental que se ajusten a tu presupuesto.
6. Zoho Docs
Zoho Docs es una solución de gestión documental en la nube que ofrece almacenamiento, edición y colaboración en documentos.
Problema:
Un problema con Zoho Docs es la falta de integraciones con otros software empresariales.
Solución:
Si necesitas una mayor integración con otros sistemas empresariales, puedes considerar otras opciones de software de gestión documental que ofrezcan una amplia gama de integraciones.
7. Box
Box es una plataforma de gestión documental en la nube que permite a los usuarios almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura.
Problema:
Un problema con Box es su falta de capacidad de edición de documentos en línea.
Solución:
Si necesitas editar documentos en línea, puedes considerar otras opciones de software de gestión documental que ofrezcan esta funcionalidad.
8. OneDrive
OneDrive es una solución de almacenamiento en la nube de Microsoft que también ofrece funciones de gestión documental.
Problema:
Un problema con OneDrive es su falta de funciones avanzadas de colaboración y la limitación en la capacidad de búsqueda.
Solución:
Si necesitas funciones más avanzadas de colaboración y búsqueda, puedes considerar otras opciones de software de gestión documental que se centren en estas áreas.
9. Slack
Slack es una plataforma de comunicación empresarial que también ofrece funciones de gestión documental.
Problema:
Un problema con Slack es su falta de capacidades avanzadas de gestión documental.
Solución:
Si necesitas capacidades más avanzadas de gestión documental, puedes considerar otras opciones de software que se especialicen en esta área.
10. OpenKM
OpenKM es un software de gestión documental de código abierto que ofrece una amplia gama de características.
Problema:
Un problema con OpenKM puede ser la falta de soporte técnico para solucionar problemas.
Solución:
Si necesitas un soporte técnico continuo, puedes considerar otras opciones de software de gestión documental que ofrezcan un servicio de soporte dedicado.