La conservación y preservación de documentos son dos conceptos importantes en el campo de la gestión documental. Aunque a menudo se usan indistintamente, tienen significados y objetivos diferentes. En este artículo, exploraremos la diferencia entre conservación y preservación de documentos y cómo se aplican en la práctica.
¿Qué es la conservación de documentos?
La conservación de documentos se refiere a las medidas tomadas para garantizar la integridad física y la longevidad de los documentos. Esto implica la prevención de daños físicos, como el desgaste, la decoloración y la degradación del papel. La conservación también se ocupa de la protección contra amenazas externas, como incendios, inundaciones y robo.
Una de las técnicas más comunes utilizadas en la conservación de documentos es la digitalización. Al convertir los documentos en formato digital, se reduce el riesgo de daños físicos y se facilita el acceso y la recuperación de la información. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la conservación no implica necesariamente la eliminación de los documentos originales.
¿Qué es la preservación de documentos?
La preservación de documentos, por otro lado, se refiere a las medidas tomadas para garantizar la legibilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. Esto implica la prevención de la obsolescencia tecnológica y la pérdida de información debido a cambios en los formatos y sistemas de almacenamiento.
Una de las técnicas más utilizadas en la preservación de documentos es la migración de formatos. Esto implica la transferencia periódica de los documentos a nuevos formatos o medios de almacenamiento para evitar la obsolescencia. La preservación también implica la adopción de estándares y mejores prácticas para garantizar la compatibilidad y la interoperabilidad de los documentos a largo plazo.
Problemas comunes y soluciones
Uno de los problemas comunes relacionados con la conservación y preservación de documentos es la falta de recursos y expertos en el campo. Muchas organizaciones no tienen los conocimientos técnicos o los presupuestos necesarios para implementar medidas adecuadas de conservación y preservación. Para abordar este problema, es importante invertir en la formación del personal y buscar la colaboración con profesionales de la gestión documental.
Otro problema común es la falta de conciencia sobre la importancia de la conservación y preservación de documentos. Muchas personas no comprenden el valor de los documentos históricos y la información que contienen. Para resolver este problema, es importante educar al público sobre la importancia de la preservación y promover la participación activa en la conservación de documentos.
Un ejemplo de la diferencia entre conservación y preservación de documentos se puede ver en el caso de un archivo histórico. La conservación se aseguraría de que los documentos estén almacenados en condiciones adecuadas, protegidos de la humedad y la luz solar. La preservación, por otro lado, se aseguraría de que los documentos sean accesibles y legibles a lo largo del tiempo, mediante la digitalización y la adopción de estándares de metadatos.
En conclusión, la conservación y preservación de documentos son dos conceptos diferentes pero complementarios en la gestión documental. La conservación se centra en la protección física de los documentos, mientras que la preservación se centra en garantizar la legibilidad y accesibilidad a largo plazo. Ambos son fundamentales para garantizar la integridad y el valor de los documentos a lo largo del tiempo.
No Comment! Be the first one.