La gestión de la información documentada es fundamental para cualquier empresa o entidad. Sin embargo, a menudo se confunden los términos “mantener” y “conservar” cuando se habla de este tema. En este artículo, vamos a explicar la diferencia entre mantener y conservar información documentada y cómo pueden aplicarse correctamente en el contexto empresarial.
¿Qué significa mantener información documentada?
Mantener información documentada implica asegurarse de que los documentos necesarios para el funcionamiento de la empresa estén actualizados y disponibles cuando se necesiten. Esto incluye la creación, revisión, actualización y eliminación de documentos según sea necesario. Mantener la información documentada implica también la gestión de los cambios en los documentos, asegurándose de que las versiones más recientes estén siempre disponibles para su uso.
Un problema común relacionado con mantener información documentada es la falta de organización y control sobre los documentos. Esto puede llevar a la pérdida de documentos importantes o a la utilización de versiones obsoletas, lo que puede tener un impacto negativo en la eficiencia y la toma de decisiones de la empresa.
Para solucionar este problema, es importante establecer un sistema de gestión documental que facilite la organización y el control de los documentos. Esto puede incluir la implementación de software de gestión documental, la asignación de responsabilidades claras para la gestión de los documentos y la creación de políticas y procedimientos para su mantenimiento.
¿Qué significa conservar información documentada?
Conservar información documentada implica asegurarse de que los documentos se mantengan en un estado legible y accesible durante el tiempo que sea necesario. Esto implica tomar medidas para prevenir la degradación física de los documentos, como el uso de materiales de archivo adecuados y el almacenamiento en condiciones óptimas de temperatura y humedad. También implica tomar medidas para proteger los documentos de posibles riesgos, como incendios, inundaciones o robos.
Un problema común relacionado con la conservación de información documentada es la falta de conocimiento sobre las mejores prácticas de conservación o la falta de recursos para implementarlas. Esto puede resultar en la pérdida o daño de documentos importantes, lo que puede tener consecuencias legales o financieras para la empresa.
Para solucionar este problema, es importante educar al personal sobre las mejores prácticas de conservación de documentos y proporcionar los recursos necesarios para implementarlas. Esto puede incluir la formación en técnicas de conservación, la asignación de presupuesto para la adquisición de materiales de archivo adecuados y la contratación de servicios profesionales de conservación si es necesario.
Ejemplo 1: Mantener información documentada
En una empresa de desarrollo de software, mantener la información documentada implica asegurarse de que las especificaciones de los proyectos estén actualizadas y disponibles para los equipos de desarrollo. Esto significa que se deben crear nuevas versiones de las especificaciones a medida que los requisitos del proyecto cambien y que se deben eliminar las versiones obsoletas para evitar confusiones. Además, también implica asegurarse de que los cambios en las especificaciones sean comunicados a todos los miembros del equipo para evitar malentendidos o errores en el desarrollo del software.
Ejemplo 2: Conservar información documentada
En un archivo histórico, conservar información documentada implica asegurarse de que los documentos se mantengan en un estado legible y accesible para los investigadores. Esto implica tomar medidas para prevenir la degradación física de los documentos, como el uso de materiales de archivo adecuados y el almacenamiento en condiciones óptimas de temperatura y humedad. También implica tomar medidas para proteger los documentos de posibles riesgos, como incendios o inundaciones, mediante la implementación de medidas de seguridad adecuadas.
Ejemplo 3: Mantener y conservar información documentada
En una empresa de servicios legales, mantener y conservar información documentada implica asegurarse de que los contratos y documentos legales estén actualizados y disponibles cuando se necesiten. Esto implica crear nuevas versiones de los documentos a medida que los términos del contrato cambien y eliminar las versiones obsoletas. También implica tomar medidas para prevenir la degradación física de los documentos y protegerlos de posibles riesgos, como incendios o robos, mediante la implementación de medidas de seguridad adecuadas.
No Comment! Be the first one.