¿Qué es el procedimiento de información documentada?
El procedimiento de información documentada es una parte esencial del sistema de gestión de calidad de la norma ISO 9001:2015. Se refiere a la forma en que una organización crea, controla y distribuye la información documentada necesaria para el funcionamiento efectivo de su sistema de gestión de calidad.
Problemas comunes relacionados con el procedimiento de información documentada
Algunos de los problemas comunes relacionados con el procedimiento de información documentada incluyen:
Falta de control y seguimiento
Un problema común es la falta de control y seguimiento adecuados de la información documentada. Esto puede resultar en la falta de acceso a la información relevante, la pérdida de documentos importantes o la falta de actualización de la información documentada.
Complejidad y falta de claridad
Otro problema es la complejidad y falta de claridad en la documentación. Si los documentos son difíciles de entender o están mal estructurados, puede ser difícil para el personal seguir los procedimientos correctamente y cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad.
Falta de comunicación
La falta de comunicación efectiva sobre la información documentada también puede ser un problema. Si el personal no está al tanto de los cambios en la documentación o no tiene acceso a la información actualizada, puede resultar en errores y falta de cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad.
¿Cómo resolver estos problemas?
Para resolver estos problemas relacionados con el procedimiento de información documentada, se pueden tomar las siguientes medidas:
Establecer un sistema de control y seguimiento
Es importante establecer un sistema de control y seguimiento para garantizar que la información documentada esté actualizada, sea accesible y se siga correctamente. Esto puede incluir la asignación de responsabilidades claras, la implementación de procesos para la revisión y aprobación de documentos, y el uso de herramientas tecnológicas para facilitar el acceso y la gestión de la información.
Simplificar la documentación
Es recomendable simplificar la documentación para facilitar su comprensión y seguimiento. Esto puede incluir la eliminación de información redundante o innecesaria, la estructuración clara de los documentos y el uso de lenguaje sencillo y conciso.
Mejorar la comunicación
Es fundamental mejorar la comunicación sobre la información documentada. Esto puede incluir la implementación de un sistema de notificación de cambios, la capacitación regular del personal sobre los procedimientos y requisitos del sistema de gestión de calidad, y la promoción de una cultura de comunicación abierta y transparente.
Ejemplos de procedimientos de información documentada
A continuación se presentan tres ejemplos de procedimientos de información documentada:
Procedimiento de control de documentos
Este procedimiento describe cómo se controlan los documentos internos de la organización, incluyendo la creación, revisión, aprobación, distribución y archivo de los documentos.
Procedimiento de control de registros
Este procedimiento describe cómo se controlan los registros de la organización, incluyendo su identificación, almacenamiento, protección y retención.
Procedimiento de gestión de cambios
Este procedimiento describe cómo se gestionan los cambios en la documentación, incluyendo la evaluación de impacto, la revisión y aprobación de los cambios, y la comunicación de los cambios a las partes interesadas.
No Comment! Be the first one.